Datenschutzerklärung

Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung klärt Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (nachfolgend kurz "Daten") innerhalb unseres Onlineangebotes und der mit ihm verbundenen Webseiten, Funktionen und Inhalte sowie externen Onlinepräsenzen, wie z.B. unser Social Media Profile auf (sofern aktuell vorhanden, nachfolgend gemeinsam bezeichnet als "Onlineangebot"). Im Hinblick auf die verwendeten Begrifflichkeiten, wie z.B. "personenbezogene Daten" oder deren "Verarbeitung" verweisen wir auf die Definitionen im Art. 4 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Verantwortlicher

Name/Firma: ProNummus GmbH
Straße Nr.: Lützeltaler Straße 5a
PLZ, Ort, Land: 63868 Großwallstadt
Handelsregister/Nr.: Amtsgericht Aschaffenburg, HR 11609
Geschäftsführer: Rolf Hartung
Telefonnummer: 0049 6022 2500-40
E-Mailadresse: datenschutz@pronummus.de

Arten der verarbeiteten Daten:

  • Firmendaten
  • Personenstammdaten (z.B. Adresse, Geburtsdatum)
  • Kommunikationsdaten (z.B. Telefon, E-Mail)
  • Vertragsstammdaten (Vertragslaufzeiten, Modalitäten)
  • Vertragsabrechnungs- und Zahlungsdaten inkl. Bankverbindung
  • Steuer ID und Gläubiger ID
  • Auskunftsangaben (von Dritten, z.B. Auskunfteien, oder aus öffentlichen Verzeichnissen)
  • Inhaltsdaten (z.B. Texteingaben, Fotografien)
  • Kundenhistorie
  • Korrespondenz
  • Nutzungsdaten
  • Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten (Art. 9 Abs. 1 DSGVO):
  • Es werden nur solche besonderen Kategorien von Personendaten verarbeitet, zu denen der Betroffene eine Einwilligungserklärung geleistet hat.

Kategorien der von der Verarbeitung betroffenen Personen:

  • Kunden
  • Mitarbeiter bei den Kunden
  • Mitglieder
  • Interessenten
  • Abonnenten
  • Beschäftigte

Zweck der Verarbeitung:

ProNummus richtet dem Verantwortlichen ein Portal mit spezifischen Funktionen ein, die notwendig sind, um die beauftragten Leistungen zu erfüllen. (SaaS – Software as a Service / IaaS – Infrastructure as a Service) Es werden Vertragsdaten und Zahlungsdaten verarbeitet und solche Angaben, die zur Vertragsverwaltung notwendig und zuträglich sind (bspw. Vertragskündigungen und Vertragsänderungen). Zudem erfolgen Rücksprachen/Korrespondenzen mit Betroffenen im Rahmen der Auftragsverhältnisse.

Leistungsüberblick

  • Software as a Service (SaaS) -Leistungen (Software)
  • Infrastructure as a Service (IaaS) - Leistungen (Rechenkapazitäten, Datenbanken).
  • Telekommunikationsdienstleistungen (E-Mails).
  • Software- und Designentwicklung/-beratung oder Pflege.
  • Zahlungsverkehrsprozesse
  • Debitorenmanagement
  • Sonderanwendungen
Stand: 08.05.2018

1. Maßgebliche Rechtsgrundlagen

Nach Maßgabe des Art. 13 DSGVO teilen wir Ihnen die Rechtsgrundlagen unserer Datenverarbeitungen mit. Sofern die Rechtsgrundlage in der Datenschutzerklärung nicht genannt wird, gilt Folgendes: Die Rechtsgrundlage für die Einholung von Einwilligungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 DSGVO, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer Leistungen und Durchführung vertraglicher Maßnahmen sowie Beantwortung von Anfragen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, und die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage.

2. Änderungen und Aktualisierungen der Datenschutzerklärung

Wir bitten Sie, sich regelmäßig über den Inhalt unserer Datenschutzerklärung zu informieren. Wir passen die Datenschutzerklärung an, sobald die Änderungen der von uns durchgeführten Datenverarbeitungen dies erforderlich machen. Wir informieren Sie, sobald durch die Änderungen eine Mitwirkungshandlung Ihrerseits (z.B. Einwilligung) oder eine sonstige individuelle Benachrichtigung erforderlich wird.

3. Sicherheitsmaßnahmen

3.1

Wir treffen nach Maßgabe des Art. 32 DSGVO unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten; Zu den Maßnahmen gehören insbesondere die Sicherung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten durch Kontrolle des physischen Zugangs zu den Daten, als auch des sie betreffenden Zugriffs, der Eingabe, Weitergabe, der Sicherung der Verfügbarkeit und ihrer Trennung. Des Weiteren haben wir Verfahren eingerichtet, die eine Wahrnehmung von Betroffenenrechten, Löschung von Daten und Reaktion auf Gefährdung der Daten gewährleisen. Ferner berücksichtigen wir den Schutz personenbezogener Daten bereits bei der Entwicklung, bzw. Auswahl von Hardware, Software sowie Verfahren, entsprechend dem Prinzip des Datenschutzes durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen. (Art. 25 DSGVO).

3.2

Zu den Sicherheitsmaßnahmen gehört insbesondere die verschlüsselte Übertragung von Daten zwischen Ihrem Browser und unserem Server ab dem Zeitpunkt, an dem unsere Website geöffnet wird. Von uns aktiv versendeter Mailverkehr ist ebenfalls verschlüsselt.

4. Zusammenarbeiten mit Auftragsverarbeitern und Dritten

4.1

Sofern wir im Rahmen unserer Verarbeitung Daten gegenüber anderen Personen und Unternehmen (Auftragsverarbeitern oder Dritten) offenbaren, sie an diese übermitteln oder ihnen sonst Zugriff auf die Daten gewähren, erfolgt dies nur auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis (z.B. wenn eine Übermittlung der Daten an Dritte, wie an Zahlungsdienstleister, gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Vertragserfüllung erforderlich ist), Sie eingewilligt haben, eine rechtliche Verpflichtung dies vorsieht oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (z.B. beim Einsatz von Beauftragten, Webhostern, etc.).

4.2

Sofern wir Dritte mit der Verarbeitung von Daten auf Grundlage eines sog. "Auftragsverarbeitungsvertrages" beauftragen, geschieht dies auf Grundlage des Art. 28 DSGVO.

5. Rechte der betroffenen Personen

5.1

Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob betreffende Daten verarbeitet werden und auf Auskunft über diese Daten sowie auf weitere Informationen und Kopie der Daten entsprechend Art. 15 DSGVO.

5.2

Sie haben entsprechend. Art. 16 DSGVO das Recht, die Vervollständigung der Sie betreffenden Daten oder die Berichtigung der Sie betreffenden unrichtigen Daten zu verlangen.

5.3

Sie haben nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO das Recht zu verlangen, dass betreffende Daten unverzüglich gelöscht werden, bzw. alternativ nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten erfolgt.

5.4

Sie haben das Recht zu verlangen, dass die Sie betreffenden Daten, die Sie uns bereitgestellt haben nach Maßgabe des Art. 20 DSGVO zu erhalten und deren Übermittlung an andere Verantwortliche zu fordern.

5.5

5.5. Sie haben ferner gem. Art. 77 DSGVO das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen.

6. Widerrufsrecht

Sie haben das Recht, erteilte Einwilligungen gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

7. Widerspruchsrecht

Sie können der künftigen Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO jederzeit widersprechen. Der Widerspruch kann insbesondere gegen die Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung erfolgen.

8. Löschung von Daten

8.1

Die von uns verarbeiteten Daten werden nach Maßgabe der Art. 17 und 18 DSGVO gelöscht oder unwiderruflich in ihrer Verarbeitung eingeschränkt. Sofern nicht im Rahmen dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich angegeben, werden die bei uns gespeicherten Daten gelöscht oder unwiderruflich in ihrer Verarbeitung eingeschränkt, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern die Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung eingeschränkt. D.h. die Daten werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet. Das gilt z.B. für Daten, die aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen.

8.2

Deutschland: Nach gesetzlichen Vorgaben erfolgt die Aufbewahrung insbesondere für 6 Jahre gemäß § 257 Abs. 1 HGB (Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Handelsbriefe, Buchungsbelege, etc.) sowie für 10 Jahre gemäß § 147 Abs. 1 AO (Bücher, Aufzeichnungen, Lageberichte, Buchungsbelege, Handels- und Geschäftsbriefe, Für Besteuerung relevante Unterlagen, etc.).

9. Erbringung vertraglicher Leistungen

9.1

Wir verarbeiten Bestandsdaten (z.B., Namen und Adressen sowie Kontaktdaten von Nutzern), Vertragsdaten (z.B., in Anspruch genommene Leistungen, Namen von Kontaktpersonen, Zahlungsinformationen) zwecks Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen und Serviceleistungen gem. Art. 6 Abs. 1 lit b. DSGVO.

9.2

Die Löschung oder irreversible Veränderung (Unkenntlichmachung) der Daten erfolgt nach Ablauf gesetzlicher Gewährleistungs- und vergleichbarer Pflichten. Die Erforderlichkeit der Aufbewahrung der Daten wird alle drei Jahre überprüft; im Fall der gesetzlichen Archivierungspflichten erfolgt die Löschung nach deren Ablauf (Ende handelsrechtlicher (6 Jahre) und steuerrechtlicher (10 Jahre) Aufbewahrungspflicht); Angaben im Kundenkonto verbleiben bis zu dessen Löschung.

10. Kontaktaufnahme

10.1

Bei der Kontaktaufnahme mit uns (per Kontaktformular oder E-Mail) werden die Angaben des Nutzers zur Bearbeitung der Kontaktanfrage und deren Abwicklung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO verarbeitet.

10.2

Die Angaben der Nutzer können in unserem Customer-Relationship-Management System ("CRM System") oder vergleichbarer Anfragenorganisation gespeichert werden.

10.3

Wir setzen ein CRM-System auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (effiziente und schnelle Bearbeitung der Nutzeranfragen) ein. Hierzu haben wir mit dem Anbieter einen Vertrag mit sog. Standardvertragsklauseln abgeschlossen, in denen sich Anbieter zur Verarbeitung der Nutzerdaten nur entsprechend unseren Weisungen und zur Einhaltung des EU-Datenschutzniveaus verpflichtet.

10.4

Wir löschen die Anfragen, sofern diese nicht mehr erforderlich sind. Wir überprüfen die Erforderlichkeit alle zwei Jahre; Im Fall der gesetzlichen Archivierungspflichten erfolgt die Löschung nach deren Ablauf (Ende handelsrechtlicher (6 Jahre) und steuerrechtlicher (10 Jahre) Aufbewahrungspflicht).

11. Erhebung von Zugriffsdaten und Logfiles

11.1

Wir erheben auf Grundlage unserer berechtigten Interessen im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO Daten über jeden Zugriff auf den Server, auf dem sich dieser Dienst befindet (sogenannte Serverlogfiles). Zu den Zugriffsdaten gehören Name der abgerufenen Webseite, Datum und Uhrzeit des Abrufs, Meldung über erfolgreichen Abruf, IP-Adresse und der anfragende Provider.

11.2

Logfile-Informationen werden aus Sicherheitsgründen (z.B. zur Aufklärung von Missbrauchs- oder Betrugshandlungen) gespeichert. Serverlogfiles werden bereits nach 24 Stunden unwiderruflich gelöscht.